Bin ich E-Mail archivierungspflichtig?

Das Thema E-Mail-Archivierung ist oft ein Sorgenkind im Unternehmen, da unklar ist, ob alle E-Mails archiviert werden müssen und wenn ja, wie lange. Auch die Unterscheidung zwischen einer Archivierung und einem Backup von E-Mails bereitet manchmal Probleme. Hier finden Sie daher Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema E-Mail Archivierung.

Wenn Sie eine der folgenden Antworten mit "Ja" beantworten können, dann müssen Sie eine elektronische E-Mail Archivierung nach der GoBD einsetzen:

01Hat die E-Mail die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes* oder eines Buchungsbelegs?

02Bestätigen Ihnen Kunden (manchmal) Aufträge / Bestellungen / Buchungen per E-Mail - auch formlos?

03Würde das betreffende Dokument per E-Mail, falls es Papierform vorläge, unter normalen Umständen im Unternehmen aufbewahrt werden?

* Ein Handelsbrief ist ein Schriftstück, das der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient.

Häufig gestellte Fragen:

Kann ich nicht einfach meine E-Mails in meiner Ablage sichern?

Eine der Vorgaben der GoBD ist es, das E-Mails revisionssicher, also unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage der E-Mails in Ihrem E-Mail Client oder in Ihrem Dateisystem erfüllt nicht die Anforderungen an die Unveränderbarkeit. Des weiteren schreibt die GoBD vor, das die E-Mails im Volltext jederzeit recherchierbar sein müssen.

Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Backup?

Das Daten-Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Das Backup dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten sowie zur Wiederherstellung verlorener Daten nach physikalischen Festplatten-Schäden oder nach Datenverlust durch Fehlverhalten von Anwendern. Für Backup-Bänder gibt es keine festen Aufbewahrungspflichten. Wichtig ist, dass das Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wieder herstellen kann.

Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Ihr Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente.

Muss eine Email elektronisch archiviert werden, wenn ich sie ausdrucke und in Papierform archiviere?

Ja, da laut den Vorgaben in "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" die Originalform archiviert werden muss. Die Archivierung der Originalform wird auch von § 147 Abgabenordnung (AO) gefordert. Man kann die Email Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.

Was ist konkret bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Alle Rechnungen (unabhängig davon, ob papiermäßig oder elektronisch) sind nach § 14b UStG zehn Jahre lang aufzubewahren. Während dieser Zeit müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein.

Elektronische Rechnungen müssen
- im selben Format archviert werden, in welchem sie eingegangen sind (PDF als PDF, E-Mail als E-Mail, Datensatz als Datensatz) - eine Umwandlung, beispielsweise in eine Bilddatei, ist nicht zulässig.
- während der kompletten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein.

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