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Zentrale Übersicht

zeiterfassung übersicht

Überblick mit Schnellsuche.


Die Startseite Ihrer Zeiterfassung glänzt mit Übersichtlichkeit. Von oben nach unten:

Über den Menüpunkt "Zeiterfassung" gelangen Sie immer wieder auf die Übersicht. Von hieraus erreichen Sie alles, was Sie für Ihre Zeiterfassung brauchen.

Die rote pulsierende Glocke signalisiert Ihnen unvollständige Buchungen und sonstige Fehler, die für Sie wichtig sind.

Mit der Mitarbeitersuche darunter gelangen Sie direkt in den Monatskalender eines jeden Mitarbeiters. Egal ob Vorname, Nachname oder Personalnummer - damit finden Sie Jeden.

In den vielen bunten Kästchen darunter sehen Sie Ihre an- oder abwesenden Mitarbeiter. Jeweils zu welcher Uhrzeit und an welchem Standort sie sich eingestempelt haben.

Abschließend können wir Ihnen noch weitere für Sie wichtige Informationen einblenden. Wie Sie im linken Bild sehen, hat der Kunde noch eine individuell anpassbare Anzeige der aktuellen Arbeitszeitkontoständen erhalten. Alternativ sind beispielsweise auch Statistikausgaben möglich.

Monatskalender

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Arbeitszeiten eines Mitarbeiters


In der ersten Zeile finden Sie die bereits erwähnte Mitarbeitersuche. Daneben können Sie mit den blauen Pfeilen sowie dem Auswahlfeld in den gewünschten Monat navigieren.

Auf der linken Tabellenseite finden Sie die Soll- sowie Haben-Stunden mit einer Differenz. Darunter weitere nützliche Details wie den Übertrag aus dem Vormonat sowie das Arbeitszeitkonto. Hier haben Sie die Möglichkeit ein klassisches Gleitzeitkonto für Vollzeitkräfte oder ein Überstundenkonto für Teilzeitkräfte anzeigen zu lassen. Es wird immer tagesaktuell berechnet und kann transparent von Monat zu Monat und Tag zu Tag verfolgt werden. Darunter finden Sie Angaben zu den aktuellen Urlaubsansprüchen, Rest- und Jahresurlaube - geplant sowie verbleibend.

Auf der rechten Tabellenseite sehen Sie die gestempelten Zeiten eines jeden Tages - pro Tag eine Zeile. Die Spalten zeigen das Kommen, das Gehen, die Pausen, die reine Arbeitszeit und die Differenz zu den Soll-Zeiten an.

Da sich natürlich auch mehrere Buchungen (durch z.B. Raucherpausen, Dienstgänge o.ä.) an einem Tag ansammeln, lassen sich die Tage intuitiv mit dem dem lupe plus Lupensymbol ausklappen. Mit einem Klick auf die Buchung können Sie diese intuitiv ändern oder löschen.

Stempeluhren

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Hardware Terminals oder Online Stempeluhr?

Wir bieten Ihnen für jeden Einsatzzweck 4 verschiedene Terminals an, mit denen Ihre Mitarbeiter über Transponder Chips oder Karten ihre Arbeitszeiten stempeln können, in dem Sie einfach die Chips vor das Gerät halten und dann ihre gewünschte Buchung drücken. Diese werden dann sofort automatisch in die Zeiterfassung übertragen.

Sollten Sie keine Hardware Terminals von uns einsetzen, können Ihre Mitarbeiter alternativ auch die Online Stempeluhr verwenden um ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Diese wird direkt nach dem erfolgreichen Login eines Mitarbeiters mit Benutzername und Passwort angezeigt. Die Buttons sind übrigens in Form, Farbe und Anordnung beliebig konfigurierbar.

Über den Button "Monatskalender" bekommen die Mitarbeiter eine abgespeckte Version des Monatskalender und können darin auf Wunsch ihre Arbeitszeiten einsehen.

Urlaubsplaner inklusive!

urlaubsplaner urlaubsplaner

Urlaubsplanung einfach gemacht.


Mit den Urlaubsdetails, die Sie über den Monatskalender erreichen, wissen Sie auf einen Blick wie es um den Urlaub bestimmt ist.

Wieviel Resturlaub nimmt der Mitarbeiter aus dem Vorjahr mit? Welchen Jahresanspruch bekommt er mit dazu? Und welcher Urlaubstag ist jetzt eigentlich aus welchem Jahr?

Unsere farbige Aufteilung nach Jahren zeigt Ihnen was Resturlaub (gelb) und neuer Urlaub (grün) ist.


Urlaubsberechnung in Tagen oder Stunden


Nicht immer kann eine Urlaubsberechnung in Tagen erfolgen. Arbeitet eine Teilzeitkraft unterschiedlich lang, muss der Urlaubtag einen Wert in Stunden erhalten. MyTimeSoft unterstützt Sie dabei und kann Urlaubsansprüche in Stunden umrechnen und verwalten.


Gesamtübersicht nach Standorten und Abteilungen


Unter den Hauptmenüpunkt "Kalender" finden Sie eine Gesamtübersicht für alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter - wie z.B. den Urlaub. So können Sie auf einen Blick sehen, wer, wann und wo Urlaub hat und diesen entsprechend einteilen.

Durch klicken und ziehen können Sie die Einträge intuitiv vergrößern, verkleinern oder verschieben. Mit einem Klick auf "Drucken" können Sie sich entweder die aktuelle Ansicht als JPG speichern oder auch die gesamte Planung für die nächsten 6 Monate als skalierende Bilddatei.

Verlauf der Arbeitszeitkonten

arbeitszeitkonto verlauf

Transparenz mit Zeitkontoverläufen


Mit diesem Tool können Sie den Verlauf des Arbeitzeitkontos transparent nachverfolgen. Monat für Monat - Jahr für Jahr. Damit erübrigen sich auch Fragen der Mitarbeiter zu ihren Zeitkonten. Bei Bedarf einfach mit ausdrucken und zu der monatlichen Abrechnung dazulegen.

Abwesenheiten die Stunden vom Konto abziehen (wie z.B. der Gleittag) werden wie manuelle Abrechnungen vom Konto abgegrenzt von den Arbeitszeiten aufgelistet und anschließend wird daraus eine Differenz errechnet. Diese kommt dann als Übertrag mit in den nächsten Monat. Noch Fragen?


Gleitzeit- und Überstundenkonten rückwirkend setzen


Ein Beispiel:
Sie möchten zum Jahresübergang die Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter nullen, da alle Überstunden ausbezahlt wurden. Dies fällt Ihnen aber erst Anfang Februar ein, da Sie vorher einfach keinen Kopf dafür hatten. In der Zwischenzeit sind jetzt aber schon Zeitbuchungen angefallen und die Konten Ihrer Mitarbeiter haben sich verändert. Sie müssten jetzt die Stunden händisch ausrechnen und eintragen.

Bei uns geht das ganz einfach:
Sie können jederzeit das Arbeitszeitkonto - egal ob Gleitzeit oder Überstundenkonto - auf einen Stand Ihrer Wahl setzen. Und das auf jedes Datum das Sie möchten! MyTimeSoft errechnet das Konto dann rückgängig neu und korrigiert es für Sie.

Monatliche Abrechnung

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Gerade bei Teilzeitkräften und Aushilfen kommt es immer wieder vor, dass diese nicht gleichmässig arbeiten. Dies führt unweigerlich zu unterschiedlich hohen Stundenkonten im Monat. Das Problem: Die Aushilfen haben meistens einen Vertrag, der besagt das Sie beispielsiwese nur 450 Euro verdienen dürfen, weil sie sonst anders besteuert werden.

Clever: Unsere Zeiterfassung berücksichtigt dies und rechnet anhand des max. Arbeitslohn pro Monat und des Stundenlohns die Stundenzahl aus, die vom Überstundenkonto abgezogen werden darf. Die restlichen Stunden verbleiben auf dem Konto für den nächsten Monat.

Beispiel: Eine Aushilfe hat ein Überstundenkonto von 100 Stunden, darf aber nur für 45 Stunden arbeiten. Die Zeiterfassung rechnet dann nur 45 Stunden ab, es verbleiben somit 55 Stunden auf dem Konto.

Das gleiche funktioniert auch bei Mitarbeitern mit einer max. Arbeitszeit pro Monat.

Und mit einem Klick werden alle Daten danach gesammelt in einer CSV (Excel) Datei ausgegeben und können vom Steuerberater oder Ihrem Lohnbüro weiter verarbeitet werden.

Individuelle Lohnauswertung

individuelle lohnauswertung

Nur das, was sie brauchen.

Mit unserem nützlichen Helfer für die individuelle Lohnauswertung können Sie sich die Tabelle so zusammenbauen, wie Sie es brauchen. Spalten lassen sich flexibel anlegen und verschieben. Die Spalteninhalte die Sie wählen können sind vielfältig und mit den gängisten Werten vorkonfiguriert.

Natürlich kommt es aber auch mal vor, dass man ganz individuelle Abwesenheiten und Zahlen braucht. Dafür haben wir unseren gewünschten Spalteninhalt "Individuelles Formelfeld".

Und brauchen Sie dennoch mal Hilfe, helfen wir Ihnen gerne weiter.

Detailreiche Einstellungen

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Bei aller Einfachheit die man unserer Software nachsagt - Sie muss trotzdem flexibel und übersichtlich bleiben, damit Sie sich Ihren Wünschen und Vorstellungen anpassen kann. Eine kleiner Vorgeschmack:

Mitarbeiter: Sollstunden feste Arbeitsstunden pro Tag / Woche / Monat, Seperate Stunden pro Arbeitstag bei unregelmäßigen Arbeitszeiten ...

Abwesenheiten: Tagesübergreifend, Sichtbarkeit, Pausenberechnung, in Haben-Stunden anzeigen, Rundung, Sonderaktionen ...

Buchungsregeln: Rundungsregeln, Kernarbeitszeiten, bewertete Arbeitszeiten ...

Pausen: Pausenprofile, fester / variabler Pausen Zeitpunkt, Pausenzeit bezahlbar ...

Zuschläge: Für Tage und spezielle Uhrzeiten in % ...

Feiertage: Automatischer Jahresimport, ganze / halbe Feiertage ...

Standorte und Abteilungen: Zur besseren Einteilung von vielen Mitarbeitern und Terminals ... und vieles mehr.

Weitere Individualisierung

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Jeder Kunde ist anders. Darauf sind wir vorbereitet.

Wir sind keine Software von der Stange. Deswegen individualisieren wir jeden Mandanten anders. Der eine Kunde möchte andere Abwesenheiten als den Standard in der Stempeluhr sehen, der Andere wiederum das Feiertage nicht für Aushilfen gebucht werden. Kein Problem für uns!

Wir haben einen kleinen großen Pool an Optionen - welcher übrigens auch stetig erweitert wird - mit denen wir Ihre Zeiterfassung einstellen. Eine kleine Auswahl:

- Sollen die Zeiten der Arbeitszeitkonten, in den Auswertungen, im Monatskalender ... in Dezimalzeit (mit Komma) oder in Realzeit (mit Doppelpunkt) angezeigt werden?
- Welche Abwesenheiten werden in welcher Reihenfolge und Farbe in der Stempeluhr angezeigt?

- Welche zusätzlichen Module sollen auf Ihrer Startseite angezeigt werden? (Arbeitszeitkonten, Statistiken)
- Sollen Administratoren mit in der Mitarbeitersuche auftauchen?
- Für wen sollen Feiertage gebucht werden? Nur für Vollzeit? Auch Teilzeit und Aushilfen?
- Möchten Sie in Ihren Mitarbeiterauswertungen gestempelte oder bewertete Arbeitszeiten sehen? Oder beides?
- Soll die Zeiterfassung bei Gleitzeitkonten automatisch Sollzeitverrechnungen für versäumte Arbeitstage buchen?

Sie haben einen eigenen Wunsch? Gerne, sprechen Sie uns an.
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