Seit dem 01. Januar 2017 ist die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen endgültig und vollumfänglich in Kraft getreten. Diese Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen - egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.

Das Thema E-Mail-Archivierung ist oft ein Sorgenkind im Unternehmen, da unklar ist, ob alle E-Mails archiviert werden müssen und wenn ja, wie lange. Auch die Unterscheidung zwischen einer Archivierung und einem Backup von E-Mails bereitet manchmal Probleme. Im folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema E-Mail Archivierung.

Wenn Sie eine der folgenden Fragen mit "Ja" beantworten können, dann müssen Sie eine elektronische E-Mail Archivierung nach den GoBD einsetzen:


01Hat die E-Mail die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes* oder eines Buchungsbelegs?
(* Ein Handelsbrief ist ein Schriftstück, das der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient.)

02Bestätigen Ihnen Kunden (manchmal) Aufträge / Bestellungen / Buchungen per E-Mail - auch formlos?

03Würde das betreffende Dokument per E-Mail, falls es in Papierform vorläge, unter normalen Umständen im Unternehmen aufbewahrt werden?

Zusammenfassend bedeutet dies, dass der komplette E-Mail-Verkehr, der eine geschäftliche Relevanz hat, geordnet abgespeichert werden muss – inklusive Dateianhängen, wenn die betreffenden E-Mails ohne diese nicht verständlich sind. Geschäftlich relevant sind:

  • E-Mails, über die Geschäfte durchgeführt und abgeschlossen wurden (wie z.B. Auftragsbestätigungen, Verträge, Lieferpapiere, Rechnungen, Zahlungsbelege),
  • sowie E-Mails, die Geschäfte aufgehoben oder vorbereitet haben (etwa Reklamationsschreiben, die Kontaktierung von potenziellen Geschäftspartnern über den Vertrieb, Aufträge sowie Auftragsänderungen).

E-Mails mit solchen Inhalten – sowohl verschickte als auch empfangene – müssen verwahrt werden. Dementsprechend sind sowohl interne Mails als auch solche, über die kein Geschäft zustande gekommen ist, ausgenommen und brauchen nicht archiviert werden. Gleiches gilt für Spammails und Werbemittel wie Newsletter.



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