E-Mail Archivierung - Fragen und Antworten

1. Kann ich nicht einfach meine E-Mails in meiner Outlook Ablage sichern?

Eine der Vorgaben der GoBD schreibt vor, dass E-Mails revisionssicher, also unverĂ€ndert zu archivieren sind. Eine reine Ablage der E-Mails in Ihrem E-Mail Client oder in Ihrem Dateisystem erfĂŒllt nicht die Anforderungen an die UnverĂ€nderbarkeit. Des Weiteren schreibt die GoBD vor, dass die E-Mails im Volltext jederzeit recherchierbar sein mĂŒssen.

2. Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur Email Archivierung verpflichtet?

Seit dem 01. Januar 2017 ist die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschĂ€ftlicher Unterlagen endgĂŒltig und vollumfĂ€nglich in Kraft getreten. Diese GrundsĂ€tze zur ordnungsgemĂ€ĂŸen FĂŒhrung und Aufbewahrung von BĂŒchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten fĂŒr alle zur BuchfĂŒhrung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen ĂŒber die Art der Langzeitarchivierung von digitalen GeschĂ€ftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen; GeschĂ€ftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter die ordnungsgemĂ€ĂŸe BuchfĂŒhrung wie Unterlagen auf Papier.

3. Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Backup?

Das Daten-Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusĂ€tzliche Speicherung von Daten. Das Backup dient zur temporĂ€ren VerfĂŒgbarkeit von Daten sowie zur Wiederherstellung verlorener Daten nach physikalischen Festplatten-SchĂ€den oder nach Datenverlust durch Fehlverhalten von Anwendern. FĂŒr Backup-BĂ€nder gibt es keine festen Aufbewahrungspflichten. Wichtig ist, dass das Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wiederherstellen kann.
Eine Archivierung hingegen ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten DatentrĂ€ger. Ihr Zweck ist nicht primĂ€r die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten DatentrĂ€ger vorzuhalten sind, hĂ€ngt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen fĂŒr Unternehmen sind in den §238, 257 HGB und §147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen fĂŒr kaufmĂ€nnische Dokumente.

4. Muss eine Email elektronisch archiviert werden, wenn ich sie ausdrucke und in Papierform archiviere?

Ja, da laut den Vorgaben in "GrundsĂ€tze ordnungsmĂ€ĂŸiger DV-gestĂŒtzter BuchfĂŒhrungssysteme" (GoBS) VIII. "Wiedergabe der auf DatentrĂ€gern gefĂŒhrten Unterlagen" die Originalform archiviert werden muss. Die Archivierung der Originalform wird auch von §147 AO gefordert. Man kann die Email Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.

5. Wie lange mĂŒssen Unternehmen E-Mails archivieren?

§257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden mĂŒssen. Hierbei regelt §257 HGB Abs. 5 die Aufbewahrungsfrist im Detail: Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder empfangen wurde. Weiterhin muss man auch laut §147 AO alle als Handels- oder GeschĂ€ftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre lang archivieren. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, JahresabschlĂŒsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsĂ€tzlich eine Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Der Einfachheit halber archivieren einige Unternehmen direkt alle betroffenen Mails fĂŒr insgesamt 10 Jahre, um sich den Aufwand der Trennung zu sparen.
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