E-Mail Archivierung - Fragen und Antworten

1. Kann ich nicht einfach meine E-Mails in meiner Outlook Ablage sichern?

Eine der Vorgaben der GoBD schreibt vor, dass E-Mails revisionssicher, also unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage der E-Mails in Ihrem E-Mail Client oder in Ihrem Dateisystem erfüllt nicht die Anforderungen an die Unveränderbarkeit. Des Weiteren schreibt die GoBD vor, dass die E-Mails im Volltext jederzeit recherchierbar sein müssen.

2. Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur Email Archivierung verpflichtet?

Seit dem 01. Januar 2017 ist die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen endgültig und vollumfänglich in Kraft getreten. Diese Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen über die Art der Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen; Geschäftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter die ordnungsgemäße Buchführung wie Unterlagen auf Papier.

3. Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Backup?

Das Daten-Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Das Backup dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten sowie zur Wiederherstellung verlorener Daten nach physikalischen Festplatten-Schäden oder nach Datenverlust durch Fehlverhalten von Anwendern. Für Backup-Bänder gibt es keine festen Aufbewahrungspflichten. Wichtig ist, dass das Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wiederherstellen kann.
Eine Archivierung hingegen ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Ihr Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §238, 257 HGB und §147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente.

4. Muss eine Email elektronisch archiviert werden, wenn ich sie ausdrucke und in Papierform archiviere?

Ja, da laut den Vorgaben in "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" die Originalform archiviert werden muss. Die Archivierung der Originalform wird auch von §147 AO gefordert. Man kann die Email Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.

5. Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren?

§257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden müssen. Hierbei regelt §257 HGB Abs. 5 die Aufbewahrungsfrist im Detail: Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder empfangen wurde. Weiterhin muss man auch laut §147 AO alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre lang archivieren. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Der Einfachheit halber archivieren einige Unternehmen direkt alle betroffenen Mails für insgesamt 10 Jahre, um sich den Aufwand der Trennung zu sparen.
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